Política de tratamiento y datos personales

En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la empresa NANUT S.A.S. informa la política aplicable para el tratamiento y protección de datos personales.

Datos generales de NANUT S.A.S. (en adelante "NANUT S.A.S." o la "compañía") como responsable del tratamiento.

• Razón social: NANUT S.A.S.
• NIT: 901.128.382-8
• Domicilio: Finca El Castillo, Vereda El Lavadero, Fómeque, Cundinamarca
• Teléfono: 3166966048
• Correo electrónico: andres_felipe_4m@hotmail.com

Canales de atención: los titulares de la información o sus causahabientes podrán acudir a la información que sobre ellos se encuentre registrada en la base de datos de la empresa NANUT S.A.S. a través de los siguientes canales de atención:

• Ciudad: Municipio de Fómeque, Departamento de Cundinamarca
• Dirección: Finca El Castillo, Vereda El Lavadero, Fómeque, Cundinamarca
• Teléfono: 3166966048
• Correo electrónico: nanutsas@gmail.com

La presente política tiene por objeto garantizar la reserva de la información y la seguridad sobre el tratamiento que se le dará a la misma, a todos los clientes, proveedores, empleados y terceros de quienes NANUT S.A.S. ha obtenido legalmente información y datos personales conforme a los lineamientos establecidos por la Ley regulatoria del derecho al Habeas Data. Asimismo, a través de la expedición de la presente política se da cumplimiento a lo previsto en el artículo 17 de la referida Ley.

En esta política de tratamiento de datos personales usted encontrará los lineamientos corporativos y de Ley bajo los cuales NANUT S.A.S. realiza el tratamiento de sus datos personales, la finalidad, sus derechos como titular, así como los procedimientos internos y externos que existen para el ejercicio de tales derechos ante la compañía, entre otros.

• Constitución Política, artículo 15.
• Ley 1266 de 2008.
• Ley 1581 de 2012.
• Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010.
• Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013.
• Decreto 886 de 2014.
• Decreto Único 1074 de 2015.

La presente política de tratamiento de datos personales está dirigida a accionistas, clientes, empleados, proveedores, agentes comerciales y asesores de NANUT S.A.S. tanto activos como inactivos cuyos datos personales se encuentran incluidos en las bases de datos de la compañía.

La política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento y que se encuentre en poder de NANUT S.A.S.

• Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse a una persona natural.
• Dato público: es el dato que no es semiprivado, privado o sensible, como el estado civil, la profesión u oficio y la calidad de comerciante o de servidor público.
• Datos sensibles: aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales, los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
• Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: ocurre cuando el responsable y/o encargado del tratamiento, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor que a su vez es responsable del tratamiento, dentro o fuera del país.
• Transmisión: tratamiento de datos personales que implica su comunicación dentro o fuera de Colombia para la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos personales.
• Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita dirigida al titular para informarle sobre las políticas de tratamiento de información aplicables, cómo acceder a ellas y las finalidades del tratamiento.
• Habeas Data: derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ella en bancos de datos y archivos de entidades públicas y privadas.

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la Ley 1581 de 2012 y de las normas que la complementan, modifican o adicionan, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios rectores:

• Legalidad: el tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley.
• Finalidad: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima informada al titular; NANUT S.A.S. se limitará a los datos pertinentes y adecuados para dicha finalidad.
• Libertad: el tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
• Veracidad o calidad: la información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible; se prohíbe el tratamiento de datos parciales o que induzcan a error.
• Transparencia: debe garantizarse el derecho del titular a obtener información sobre la existencia de datos que le conciernan, en cualquier momento y sin restricciones.
• Acceso y circulación restringida: el tratamiento se sujeta a los límites legales y constitucionales; los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet sin un acceso técnicamente controlado.
• Seguridad: la información se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar su adulteración, pérdida o uso no autorizado.
• Confidencialidad: NANUT S.A.S. garantiza la reserva de la información, inclusive después de finalizada la relación con quienes intervinieron en el tratamiento.

Derechos que le asisten al titular de la información. El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a NANUT S.A.S., incluso cuando sean parciales, inexactos, incompletos o su tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a NANUT S.A.S., salvo que la Ley exceptúe este requisito.
• Ser informado por NANUT S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la Ley 1581 de 2012.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Derechos de los niños y adolescentes. Se asegurará el respeto a sus derechos prevalentes; queda proscrito el tratamiento de sus datos personales, salvo los de naturaleza pública.

• Usar la información contenida en las bases de datos únicamente para la finalidad autorizada.
• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Habeas Data.
• Recolectar únicamente los datos pertinentes y adecuados para la finalidad requerida, sin medios engañosos o fraudulentos.
• Conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, uso o acceso no autorizado.
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos según el procedimiento de reclamos.
• Habilitar medios de comunicación que permitan atender de forma oportuna consultas y reclamos.
• Suministrar la información solicitada de forma gratuita, por cualquier medio y de fácil lectura.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y mantenerla actualizada.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Abstenerse de circular información controvertida por el titular cuyo bloqueo haya sido ordenado por la SIC.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por la Ley o por el titular.
• Informar a la SIC cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad de la información.
• Establecer mecanismos para obtener la autorización de los titulares, conservar su prueba y entregar copia si se requiere.
• Designar un Oficial de Cumplimiento responsable de la protección de datos personales.
• Utilizar los datos personales de acuerdo con la autorización otorgada, transmitiéndolos o transfiriéndolos solo a aliados, filiales o terceros autorizados.
• Conservar y suprimir los datos personales solo durante el tiempo razonable y necesario según la finalidad del tratamiento.
• Acreditar la existencia de la Política de Privacidad y la forma de acceder a ella, publicándola en la página web, redes sociales y sede principal.

Consultas y reclamos. Los titulares o sus causahabientes podrán consultar su información a través del correo electrónico nanutsas@gmail.com. La consulta será atendida en un plazo máximo de diez (10) días hábiles; si no es posible, se informará al interesado el motivo de la demora, sin superar cinco (5) días hábiles adicionales.

Para presentar un reclamo por corrección, actualización o supresión de datos:

• El reclamo se formula mediante solicitud dirigida a NANUT S.A.S., con identificación del titular, descripción de los hechos, dirección y documentos de soporte.
• Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que lo subsane.
• Transcurridos dos (2) meses sin respuesta del solicitante, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• Si quien lo recibe no es competente, dará traslado a quien corresponda en máximo dos (2) días hábiles.
• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en un plazo no mayor a dos (2) días hábiles.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles, prorrogable hasta ocho (8) días hábiles adicionales.

Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio. El titular o causahabiente solo podrá presentar queja ante la SIC una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante NANUT S.A.S.

Como titular de sus datos, usted puede en todo momento solicitar a NANUT S.A.S., como responsable del tratamiento, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para su tratamiento, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Autorización y consentimiento del titular. Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, el tratamiento de datos personales requiere la autorización previa e informada del titular, obtenida por cualquier medio consultable posteriormente (página web, formularios, formatos, actividades presenciales o redes sociales). También puede obtenerse a partir de conductas inequívocas del titular.

Medio y manifestación de la autorización. Puede constar por vía electrónica, internet, sitios web o cualquier formato que permita su posterior consulta, incluyendo mecanismos de clic o doble clic que permitan concluir de manera inequívoca el consentimiento. NANUT S.A.S. pondrá a disposición del titular un formato de autorización web previo al tratamiento de sus datos.

Casos en los que no se requiere autorización:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

Legitimación para el ejercicio del derecho. Los derechos del titular podrán ejercerse por el propio titular, sus causahabientes, su representante o apoderado (previa acreditación), o por estipulación a favor de otro. Los derechos de niños, niñas y adolescentes se ejercerán por quienes estén facultados para representarlos.

El tratamiento de los datos personales de clientes, proveedores y consumidores de NANUT S.A.S. estará enmarcado en el orden legal, con las siguientes finalidades:

• Manejo interno y gestión de la relación comercial con clientes, distribuidores y proveedores.
• Envío de comunicaciones, correspondencia, correos electrónicos o contacto telefónico relacionado con actividades comerciales, publicitarias, de mercadeo, promocionales y de ventas.
• Procesos de selección de personal, gestión de relaciones contractuales y laborales, y otorgamiento de beneficios a empleados.
• Análisis de potencial comercial de proveedores, distribuidores y/o clientes.
• Gestión de trámites (solicitudes, quejas, reclamos), análisis de riesgo y encuestas de satisfacción.
• Creación de bases de datos para los fines aquí descritos.

Para datos sensibles, se podrá hacer uso de ellos cuando el titular haya dado autorización explícita, cuando sea necesario para salvaguardar su interés vital, cuando se requiera para el ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial, o cuando tenga una finalidad histórica, estadística o científica (adoptando medidas de supresión de identidad).

El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes está prohibido, salvo datos de naturaleza pública y cuando se respete su interés superior y sus derechos fundamentales, previa autorización del representante legal y ejercicio del derecho del menor a ser escuchado.

Personas a quienes se puede suministrar la información: a los titulares, sus causahabientes o representantes legales; a entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; y a terceros autorizados por el titular o por la Ley.

NANUT S.A.S. y sus empresas vinculadas se reservan el derecho de modificar, en cualquier momento y de manera unilateral, la presente Política de Tratamiento de la Información y Datos Personales. Los cambios efectuados serán publicados y no entrarán a regir sino luego de su publicación.

En caso de una modificación sustancial a esta política, NANUT S.A.S. deberá solicitar nuevamente al titular de la información la autorización para el tratamiento de sus datos.

Esta política fue elaborada por el área jurídica de NANUT S.A.S. el 20 de mayo de 2020 y entra en vigencia a partir de la fecha de publicación.